Як зберігати продуктивність, працюючи віддалено? Досвід команди Artjoker

Облаштував робоче місце. Довелося пристосувати до цього туалетний столик, але місця для ноута на ньому достатньо, тож проблем не було. Також домовився з домашніми про робочі години, щоб було розуміння, що я на роботі, а не просто сиджу за компом. Ще простежив, щоб фон під час дзвінків був нейтральним (не відволікав). Ну і переодягання в "робочий" одяг - суттєво допомагає налаштуватися і показати (насамперед собі) - що я вже на роботі.

Призначив дві планерки на день із командою (о 9-00 і 17-00). Організував робоче місце, де будуть мінімально відволікати. Повідомив домашнім мій графік на найближчий місяць.

Критично важливе завдання - знайти і чітко позначити зону офісу вдома, а після цього зробити так, щоб усі зрозуміли, що там заборонена зона. (Заборона не входити туди з 8 до 20)

Важливо було зрозуміти, де буде моє робоче місце. Організувати його. Не прогадати з вибором :-) Бо на ремоуті не тільки я.

Узгодити з домашніми години роботи і сімейні кодові фрази та дії. Наприклад, якщо мої стукають, а я мовчу - значить дзвінок. Ні ногою! Якщо відповідаю - прохід відкритий і можна взяти те, що потрібно в цій кімнаті.

Ще було важливо налаштувати світло, стілець обкласти подушками, щоб було зручно і не боліла за підсумком спина, продумати моменти з зарядкою одночасно всіх гаджетів. Дрібні справи, які за підсумком роблять твій день комфортним. Ще важливо було організувати таємне місце, де можна ховати солодощі ;-)

Перші кроки - забрати з офісу ноутбук, монітор і папугу Яшу, оскільки це звичне для роботи середовище.

Далі було обрано вдома постійне робоче місце - мені пощастило, у мене є окрема кабінетна зона з комп'ютерним столом, кріслом тощо.

Кілька днів ще були відволікання від основної роботи на моменти на кшталт підключення до віддалених серверів, 1С, перебудова робочих процесів і менеджменту загалом.

1. Ще більш прискіпливо почав вести календар. Фіксую там усі активності аж до пробіжок і обідів.

2. Підготовлений план дій на наступний день (не закінчую, поки немає розуміння, що робити завтра).

3. Робота з відкладеними повідомленнями. Щодня ввечері або вранці перевіряю список потенційних завдань, за якими мені треба буде зробити пінг колег, і налаштовую відкладені повідомлення.

4. Усі дзвінки з камерою, у 100% випадків!

5. Робота з дому не означає робота в халаті, коли починаєш працювати необхідно одягатися як на роботу.

06.30 - підйом (тепер я сплю довше). Далі приводжу себе до ладу, роблю ранкову зарядку, провітрюю приміщення і переодягаюся (у костюм, звісно, не одягаюся, і стандартний лук - це зручні штани + футболка). Вигулюю собаку, снідаю з сім'єю і йду працювати.

До 8.00 я вже на робочому місці. Обов'язковий ритуал - це написання плану на день і о 10.00 провести дейлі з командою, де ми обговорюємо плани на день і блокери, а також можемо поговорити 5-7 хвилин на абстрактні теми.

Наприкінці дня всі пишуть звіт про те, що було зроблено. Загалом я бачу, що наш фокус став набагато чіткішим і концентрація на важливому вищою.

• Прокидаюся о 8
• О 8.30 за компом
• Складаю план на день
• О 9 планерка з ТОПами
• Протягом дня зазвичай до 10 дзвінків (коротких/довгих, різних)
• Обід у сусідній кімнаті і тепер займає не більше 15 хвилин
• О 19 намагаюся виходити на пробіжку біля будинку

Під час карантину ми ще більше сидимо на місці і для мене дуже важливо додавати хорошу порцію активності щодня. Намагаюся бігати 7-10 км на день

Вмикається Мак і чашка ароматного зеленого чаю піднімає настрій. Блимає чат чекінів, команда вже почала "підтягуватися" на роботу.

Перевіряю план на день ранніх пташок. Якщо є питання, то закриваємо і рухаємося далі. Паралельно перевіряю пошту, інші месенджери з питаннями/завданнями від клієнтів.

Виходячи з цього і результатів вчорашнього дня формую план на день. І тут якраз підходить час зідзвону керівників, щоб навести різкість і обговорити всі результати і блокери відділу.

Тримаємо фокус. Протягом дня в хід ідуть завдання по команді, відділу, продажам, проєктам. Купа чатів, дзвінків, заперечень і прийнятих рішень.

До кінця дня підбиваю підсумки. Викреслюю ручкою всі готові завдання. Це найприємніше. І дає змогу одразу звернути увагу на завдання, які не у фокусі, і пріоритезувати їх на наступний день.

Старт, планування завдань на день, моніторинг акаунтів, дейлі з командою, завдання за проєктами.

Ранковий стенд-ап із топменеджерами. На ньому обговорюємо плани на день. Потім дейлі з командами розробки.

У цей час клієнти починають прокидатися і ставити запитання, близько півгодини йде на відповіді, узгодження.

Потім починаються дзвінки за графіком (уточнення деталей, брифування, тет-а-тети, проєктні дзвінки або дзвінки планерки менеджерів). Якщо все під контролем і всі питання вирішені, можна приступити до планування проєктів і фінансів.

Потім обід. В ідеалі почитати 2-3 статті після обіду на різні теми (зараз в основному про антикризові заходи в різних компаніях)

Після чого, знову відповіді на запитання/консультації, звіти про те, що вже зроблено, зворотний зв'язок розробникам і клієнтам. Іноді дзвінки з командами і клієнтами для швидкого з'ясування деталей. Також участь у пресейлах і оцінках

Кава, дзвінки, планерки, таски де потрібно подумати, обід, далі дрібні таски, тети

1. Розписати план хлопцям

2. Провести дейлі

3. Поставити завдання

4. звітність клієнтам, дзвінки

5. Внутрішні питання

Робочий день починається за півгодини до складання плану на день.

Далі планерка, відповіді на всі питання, що накопичилися з вечора, невелика рутина і дзвінки.

Деякі дні виглядають так: планерка і дзвінки, дзвінки, дзвінки, дзвінки, дзвінки

Робочий день став більш організованим, менше смикають з різних питань, комунікація загалом стала більш зібрана. Значно менше непотрібного інформаційного тиску, простіше концентруватися на основних завданнях.

1. встав зранку, сходив у душ і одразу працюєш :-)

2. можна приходити додому до дітей кілька разів на день і вони дуже раді тебе бачити.

Подобається, що мітинги стали більше по ділу і коротшими

Подобається, що обід скоротився і тепер цю годину можна працювати

Подобається, що до роботи йти в сусідню кімнату

Подобається, що всі колеги на відстані дзвінка в ТГ і завжди онлайн.

Економія часу на дорогу, можливість бігати вранці перед роботою.

Не витрачається час на транспорт. Більше встигаю зробити, оскільки менше відволікаючих чинників + сам вибираю, коли і яке завдання брати (в офісі люди приходять і стоять поруч, чекаючи зворотного зв'язку)

Також радий, що всі швидко відповідають (набагато швидше, ніж в офісі), і це здорово прискорює.

Брак живого спілкування закривається дзвінками, але поки ще твердо впевнений, що на особистих зустрічах енергія передається краще. Оскільки на зідзвонах частіше витрачається енергія, ніж заповнюється

Домашні чинники, що відволікають, - живу з сім'єю, іноді буває, що донька забігає в кімнату під час дзвінка. Доводиться відволікатися. Але це не так часто, як могло б бути, і здорово допомагає дружина, тож тут питання вирішене.

Якщо до людини не достукатися і не додзвонитися - то це велика проблема, тому більше залежимо від усвідомленості та відповідальності співробітників.

До труднощів, напевно, можу зарахувати контроль завантаження і команди - чекіни, чекаути, таймінги в Worksection, щоб усе зійшлося. Здавалося, що це буде дуже боляче і важко. Але ні. Пара днів і це стало звичним процесом.

З того, що напружує, це кількість ударів по клавіатурі. Відчуваю себе програмістом або письменником :-) Часто до вечора болять кисті рук!

Загалом, перехід пройшов взагалі без труднощів.

Основне з чим зараз доводиться боротися - це брак фізичної активності.

Працювати я став віддалено ще більше, ніж працював в офісі, відповідно часу на інше стало менше. Борюся цілком успішно прогулянками з собакою, почали з дружиною бігати, займаюся фізичними вправами вдома вечорами.

Відсутність зручного робочого місця для тривалої роботи - вдалося виправити.

Збільшення часу на обговорення термінових питань з командою - вдалося виправити частково, все одно довше, ніж в офісі, бо не завжди є можливість відразу обговорити питання.

Організація свого робочого часу - вдалося пристосуватися після першого тижня.

Мало рухливості - борюся тренуваннями. Постійні дзвінки, смс - у більшості чатів відключила сповіщення.

Відсутність робочого місця в домашніх умовах. Тепер думаю зробити ремонт удома, щоб було місце де можна працювати.

Не бачитися з командою! Спочатку було складно зрозуміти, як же там все, які у них є складнощі, як я можу їм допомогти на відстані.

Але все буквально за тиждень вирівнялося, бо таски виконували, хлопці були на зв'язку і все запрацювало по ланцюжку

1. Попередити сім'ю, що в тебе є робоча зона і графік.

2 .15 хвилин зранку приділяти плануванню дня: дзвінків і комунікацій.

3. Постійно бути на зв'язку.

4. Дотримуватися ритуалів - графік, чекіни та інше.

Домашні мають чітко розуміти, що ти працюєш, а не вдома.

Усі господарські справи важливо також продумувати заздалегідь. Має бути ясно, що буде на сніданок, обід і вечерю, щоб не довелося готувати протягом дня і відволікатися на інші питання.

Потрібно вставати кожні годину/півтори. І ворушитися. Працюючи віддалено, дуже легко втратити лік часу.

Щоб віддалена робота налагоджувалася і формувалися нові звички, дав собі можливість грати в ігри. Давно на них забив, але іноді хочеться, тому Контра і Дота зараз у топі розваг у вихідні.

1. Ніколи не біжіть на робоче місце в піжамі, розпатланим тощо. Обов'язково потрібен ритуал переходу.

2. Виберіть постійне робоче місце - не потрібно мігрувати по всьому будинку.

3) Якщо звикли брати їжу з собою - продовжуйте зранку ставити собі тарілочку в холодильнику, яку просто потрібно розігріти, інакше весь обід пройде в підготовці/приготуванні і на післяобідній абстрактний відпочинок не буде часу, а він потрібен для перезавантаження.

4. Робочий час - це робочий час. Усе має бути як в офісі. Попрацювали, а потім займаємося особистими справами.

5. Якщо у вас вдома також працює чоловік/дружина/хлопець/дівчина, за можливості організуйте їм місце в іншій кімнаті.

6. Найважче працюється тим, хто вдома з дітьми. Багато хто скаржиться, що 8 годинний робочий день може затягуватися до 10 вечора. Я як мати однієї дитини і та, що чекає на другу, намітила для себе такі варіанти - за можливостями, які є в сім'ї:

• Допомога бабусь/дідусів - ідеально
• Скорочення обідньої перерви до 30 хвилин, і в підсумку є за робочий день 2 рази по півгодини у кожного члена сім'ї, щоб розважати дітей протягом півгодини
• Челенджі-спринти: 1) ти пишеш зараз 45 хвилин прописи, а потім ми 15 хвилин щось робимо разом; 2) давай ти почитаєш книжку годину, а потім буде година Playstation / мультфільмів; 3) розробка квестів із пошуку цукерок у домі - маму / тата чіпати заборонено, інакше квест провалено. Тут все залежить від фантазії!
• Перехід одного з членів сім'ї на більш скорочений робочий день (вибір робиться за рівнем принесеного додому доходу, а не за гендером!

1. Організувати собі виділене робоче місце, де ти будеш постійно працювати. Де буде можливість закритися від усіх домашніх, і в якому ти будеш тільки працювати. З якого приходитимеш "додому" наприкінці робочого дня і на обід. У моєму випадку це балкон :-)

2. Працювати за графіком. Чітко виокремити початок робочого дня і не запізнюватися (тут це навіть важливіше, ніж в офісі, у цьому дуже допомагають ранкові планерки, які не дадуть почати працювати пізніше). Позначити кінець робочого дня, щоб обмежити себе в часі роботи і не "розтягувати" роботу до півночі, важливо дотримуватися work-life балансу.

Чітко виділити для себе робочий час, визначити час перерв, планувати завдання на день, не забувати про фізичну активність.

Спорт щодня або будь-яка активність.

Детальне планування завдань, аж до секунди.

Максимум дзвінків, не чекати відповіді, якщо мовчать протягом останніх 3 хвилин.

Відсутність робочого місця в домашніх умовах. Тепер думаю зробити ремонт удома, щоб було місце де можна працювати.

Можу сказати, що НЕ дивитися. Це всілякі карантинні відео-конференції. Усі говорять одне й те саме, а користі рівно немає. Рекомендую читати світові ЗМІ - Блумберг, наприклад. Там картинка виходить ширшою і простіше розгледіти тренди