Ровно месяц как Remote Work стал для нас не модным трендом, а реальностью. С помощью правильной организации этого перехода мы делились этим кейсом на MC.Today , нам удалось быстро пройти все стадии принятия изменений, и сохранить продуктивную работу.
Глядя на результаты работы команды, можно с уверенностью сказать, что Artjoker на удаленке - эффективен. И в сегодняшней статье мы решили поделиться с вами инсайтами от команды Большого Мозга.
Итак, как сохранить продуктивность, работая из дома? Запасайтесь кофе, чаем и печеньками - информации много, и вся она - очень полезная!
Первые шаги по организации работы из дома (первая неделя карантина):
Обустроил рабочее место. Пришлось приспособить к этому туалетный столик, но места для ноута на нем достаточно, так что проблем не было. Также договорился с домашними о рабочих часах, чтобы было понимание что я на работе, а не просто сижу за компом. Еще проследил чтобы фон при созвонах был нейтральным (не отвлекал). Ну и переодевание в "рабочую" одежду - существенно помогает настроиться и показать (прежде всего себе) - что я уже на работе.
Назначил две планерки в день с командой (в 9-00 и 17-00). Организовал рабочее место, где будут минимально отвлекать. Сообщил домашним мой график на ближайший месяц.
Критически важная задача - найти и четко обозначить зону офиса дома, а после этого сделать так, чтобы все поняли, что там запретная зона. (Запрет не входить туда с 8 до 20)
Важно было понять, где будет мое рабочее место. Организовать его. Не прогадать с выбором :-) Так как на ремоуте не только я.
Согласовать с домашними часы работы и семейные кодовые фразы и действия. Например, если мои стучат, а я молчу - значит созвон. Ни ногой! Если отвечаю - проход открыт и можно взять то, что нужно в этой комнате.
Еще было важно настроить свет, стул обложить подушками, чтобы было удобно и не болела по итогу спина, продумать моменты с зарядкой одновременно всех гаджетов. Мелкие дела, которые по итогу делают твой день комфортным. Еще важно было организовать тайное место, где можно прятать сладости ;-)
Первые шаги - забрать из офиса ноутбук, монитор и попугая Яшу, так как это привычная для работы среда.
Далее было выбрано дома постоянное рабочее место - мне повезло, у меня есть отдельная кабинетная зона с компьютерным столом, креслом и т.д.
Несколько дней еще были отвлечения от основной работы на моменты типа подключения к удаленным серверам, 1С, перестройка рабочих процессов и менеджмента в целом.
1. Еще более дотошно начал вести календарь. Фиксирую там все активности вплоть до пробежек и обедов.
2. Подготовленный план действий на следующий день (не заканчиваю, пока нет понимания что делать завтра).
3. Работа с отложенными сообщениями. Каждый день вечером или утром проверяю список потенциальных задач, по которым мне надо будет сделать пинг коллег, и настраиваю отложенные сообщения.
4. Все звонки с камерой, в 100% случаев!
5. Работа из дома не означает работа в халате, когда начинаешь работать необходимо одеваться как на работу.
Стол, стул,и много света. Обстановка должна отражать рабочее место, все должно быть организовано и под рукой. Списки задач в блокноте - детально расписываю таски. Мелких задач стало больше, в офисе можно было подойти и пообщаться, сейчас важно все писать, заносить в отчеты и формировать задачи.
Стандартный рабочий день удаленщика по версии Artjoker:
06.30 - подъем (теперь я сплю дольше). Далее привожу себя в порядок, делаю утреннюю зарядку, проветриваю помещение и переодеваюсь (в костюм, конечно, не одеваюсь, и стандартный лук - это удобные брюки + футболка). Выгуливаю собаку, завтракаю с семьей и иду работать.
К 8.00 я уже на рабочем месте. Обязательный ритуал - это написание плана на день и в 10.00 провести дейли с командой, где мы обсуждаем планы на день и блокеры, а также можем поболтать 5-7 минут на отвлеченные темы.
В конце дня все пишут отчет о том, что было сделано. В целом я вижу, что наш фокус стал гораздо четче и концентрация на важном выше.
- 9:00 - дейли пленинг, обсуждаем фокус на день, идеи и задачи
- с 10:00 -13:00 - колы по задачам, переписки, выполнения задач
- с 13-14 - затишье, можно поработать с задачами и даже поставить на фон что-то полезного с ютюба
- с 15-18 - обычно еще коллы, с командами, по оценкам, по проектам. Между коллов, возвращаемся к задачам и проектам, за которые отвечаем.
- Просыпаюсь в 8
- В 8.30 за компом
- Составляю план на день
- В 9 планерка с ТОПами
- В течение дня обычно до 10 созвонов (коротких/ длинных, разных)
- Обед в соседней комнате и теперь занимает не более 15 минут
- В 19 стараюсь выходить на пробежку возле дома
Во время карантина мы еще больше сидим на месте и для меня очень важно добавлять хорошую порцию активности ежедневно. Стараюсь бегать 7-10 км в день
Включается Мак и чашка ароматного зеленого чая поднимает настроение. Мигает чат чекинов, команда уже начала "подтягиваться" на работу.
Проверяю план на день ранних пташек. Если есть вопросы, то закрываем и двигаемся дальше. Параллельно проверяю почту, остальные мессенджеры с вопросами/задачами от клиентов.
Исходя из этого и результатов вчерашнего дня формирую план на день. И здесь как раз подходит время созвона руководителей, чтобы навести резкость и обсудить все результаты и блокеры отдела.
Держим фокус. В течение дня в ход идут задачи по команде, отделу, продажам, проектам. Куча чатов, созвонов, возражений и принятых решений.
К концу дня подвожу итоги. Вычеркиваю ручкой все готовые задачи. Это самое приятное. И позволяет сразу обратить внимание на задачи не в фокусе и приоритезировать их на следующий день.
Старт, планирование задач на день, мониторинг аккаунтов, дейли с командой, задачи по проектам.
Утренний стенд-ап с топ менеджерами. На нем обсуждаем планы на день. Затем дейли с командами разработки.
В это время клиенты начинают просыпаться и задавать вопросы, около получаса уходит на ответы, согласования.
Затем начинаются созвоны по графику (уточнение деталей, брифование, тет-а-теты, проектные звонки или звонки планерки менеджеров). Если все под контролем и все вопросы решены, можно приступить к планированию проектов и финансов.
Затем обед. В идеале почитать 2-3 статьи после обеда на разные темы (сейчас в основном про анти-кризисные меры в разных компаниях)
После чего, снова ответы на вопросы/консультации, отчеты о том, что уже сделано, обратная связь разработчикам и клиентам. Иногда звонки с командами и клиентами для быстрого выяснения деталей. Также участие в пресейлах и оценках
Кофе, созвоны, планерки, таски где нужно подумать, обед, далее мелкие таски, теты
1. Расписать план ребятам
2. Провести дейли
3. Поставить задачи
4. Отчетность клиентам, созвоны
5. Внутренние вопросы
Рабочий день начинается за полчаса до составления плана на день.
Дальше планерка, ответы на все накопившиеся с вечера вопросы, небольшая рутина и созвоны.
Некоторые дни выглядят так: планерка и созвоны, созвоны, созвоны, созвоны
Мой день выглядит так:
- 9:00-9:40 — планерка руководителей
- 9:40-11:00 — планерка отдела и обсуждение планов, целей, блокеров с каждым сотрудником на день
- 11:00-13:00 — колы с потенциальными клиентами
- 13:00-13:30 — обед
- 13:30-15:30 — менеджерские задачи (внутренние колы, решение вопросов по текущим клиентам, помощь в заведение новых)
- 15:30-16:30 — колы с потенциальными клиентами
- 16:30-18:30 — разбор неприоритетной почты, подготовка аналитик, аудиты, контроль
Чем успел полюбиться режим Remote нашей команде:
Рабочий день стал более организованным, меньше дергают по разным вопросам, коммуникация в целом стала более собранная. Значительно меньше ненужного информационного давления, проще концентрироваться на основных задачах.
Нравится возможность поспать на час подольше.
Экономия на топливе :-) Подсознательно тешу себя мыслью, что природа отдыхает сейчас хотя бы немного, так как многие машины покорно стоят в гараже и не загрязняют окружающую среду.
Нравится проводить больше времени с семьей и собакой. Ожидала от собаки большего. Думала, она тут с ума сходит когда нас нет, а она спит постоянно. Скучная:-)
1. встал утром, сходил в душ и сразу работаешь :-)
2. можно приходить домой к детям несколько раз в день и они очень рады тебя видеть.
Нравится, что митинги стали больше по делу и короче
Нравится, что обед сократился и теперь этот час можно работать
Нравится, что до работы идти в соседнюю комнату
Нравится, что все коллеги на расстоянии звонка в ТГ и всегда онлайн.
Возможность концентрироваться на сложных задачах. Фокус на идеальном менеджменте задач.
В сутках появилось порядка 1,5 часов времени, которые уходили на дорогу. Французский бульдог, спящий в ногах - вообще полный фен-шуй.
Экономия времени на дорогу, возможность бегать по утрам перед работой.
Не тратится время на транспорт. Больше успеваю сделать, так как меньше отвлекающих факторов + сам выбираю когда и какую задачу брать (в офисе люди приходят и стоят рядом, ожидая обратной связи)
Также рад что все быстро отвечают (гораздо быстрее чем в офисе) и это здорово ускоряет.
Даже не знаю, скорее всего только то, что утром ты не опаздываешь на работу из-за пробок на дороге. И все!
Трудности перехода на удаленку, с которыми пришлось бороться:
Нехватка живого общения закрывается созвонами, но пока еще твердо уверен, что на личных встречах энергия передается лучше. Так как на созвонах чаще тратится энергия, чем восполняется
Отвлекающие домашние факторы - живу с семьей, иногда бывает, что дочка забегает в комнату во время созвона. Приходиться отвлекаться. Но это не так часто, как могло быть, и здорово помогает жена, так что тут вопрос решен.
Если до человека не достучаться и не дозвониться - то это большая проблема, поэтому больше зависим от осознанности и ответственности сотрудников.
К трудностям, наверное, могу отнести контроль загрузки и команды- чекины, чекауты, тайминги в Worksection, чтобы все сошлось. Казалось, что это будет очень больно и тяжело. Но нет. Пара дней и это стало привычным процессом.
Из того, что напрягает, это количество ударов по клавиатуре. Чувствую себя программистом или писателем :-) Часто к вечеру болят кисти рук!
Да, работа всегда тебя преследует в домашних условиях, и нужно сразу наладить график. На удаленке меньше ходишь, нежели в офисе, поэтому помогает бег 2-3 раза в неделю. И выходить в лес, если есть такая возможность.
В целом, переход прошел вообще без трудностей.
Основное с чем сейчас приходится бороться - это недостаток физической активности.
Работать я стал удаленно еще больше, чем работал в офисе, соответственно времени на остальное стало меньше. Борюсь вполне успешно прогулками с собакой, начали с женой бегать, занимаюсь физическими упражнениями дома по вечерам.
Отсутствие удобного рабочего места для длительной работы - удалось исправить.
Увеличение времени на обсуждение срочных вопросов с командой - удалось исправить частично, все равно дольше чем в офисе так как не всегда есть возможность сразу обсудить вопросы.
Организация своего рабочего времени - удалось приспособится после первой недели.
Мало подвижности - борюсь тренировками. Постоянные звонки, смс - в большинстве чатов отключила уведомления.
Отсутствие рабочего места в домашних условиях. Теперь думаю сделать ремонт дома, чтобы было место где можно работать.
Не видеться с командой! Сначала было сложно понять, как же там все, какие у них есть сложности, как я могу им помочь на расстоянии.
Но все буквально за неделю выровнялась, тк таски выполнялись, ребята были на связи и все заработало по цепочке
Ключевое - это сохранение фокуса и раздражители. Причем раздражители - это в первую очередь домашняя обстановка, которая тебя подсознательно расслабляет.
То есть, главное - обучить мозг, что офис теперь дома. Вот тут как раз помогает рабочая зона - будь то стол, отдельная комната или что угодно.
Касательно команды и работы в целом, ключевое - это добавление инструментов контроля. Мы ввели процедуры чекин/ чекаут, которые четко обозначают сотруднику границы рабочего дня. Это мелочь, но по нашему уже 4х недельному опыту удаленной работы - это работает.
Следующий пункт - это сохранение боевого духа и продуктивности. Пока рано делать выводы, но мое мнение, что продуктивность не падает, а вот когда нет рядом коллектива и социального фактора - боевой настрой сохранять сложнее.
Очень ждем выхода из карантина!
Лайфхаки, как сделать работу на удаленке эффективной:
1. Предупредить семью, что у тебя есть рабочая зона и график.
2 .15 минут утром уделять планированию дня: звонков и коммуникаций.
3. Постоянно быть на связи.
4. Соблюдать ритуалы - график, чекины и прочее.
Домашние должны четко понимать, что ты работаешь, а не дома.
Все хозяйственные дела важно также продумывать заранее. Должно быть ясно, что будет на завтрак, обед и ужин, чтобы не пришлось готовить в течение дня и отвлекаться на другие вопросы.
Нужно вставать каждые час/полтора. И шевелиться. Работая удаленно, очень легко потерять счет времени.
Дабы удаленка налаживалась и формировались новые привычки, дал себе возможность играть в игры. Давно на них забил, но иногда хочется, поэтому Контра и Дота сейчас в топе развлечений по выходным.
1. Никогда не бегите на рабочее место в пижаме, растрепанным и т.д. Обязательно нужен ритуал перехода.
2. Выберите постоянное рабочее место - не нужно мигрировать по всему дому.
3. Если привыкли брать еду с собой - продолжайте с утра ставить себе тарелочку в холодильнике, которую просто нужно разогреть, иначе весь обед пройдет в подготовке/готовке и на послеобеденный отвлеченный отдых не будет времени, а оно нужно для перезагрузки.
4. Рабочее время - это рабочее время. Все должно быть как в офисе. Поработали, а потом занимаемся личными делами.
5. Если у вас дома также работает муж/жена/парень/девушка, по возможности организуйте им место в другой комнате.
6. Тяжелее всего работается тем, кто дома с детьми. Многие жалуются, что 8 часовой рабочий день может затягиваться до 10 вечера. Я как мать одного ребенка и ждущая второго наметила для себя такие варианты - по возможностям, которые есть в семье:
- Помощь бабушек/дедушек - идеально
- Сокращение обеденного перерыва до 30 минут, и в итоге есть за рабочий день 2 раза по полчаса у каждого члена семьи, чтобы развлекать детей в течение получаса
- Челленджи-спринты: 1) ты пишешь сейчас 45 минут прописи, а потом мы 15 минут что-то делаем вместе; 2) давай ты почитаешь книжку час, а потом будет час Playstation/мультфильмов; 3) разработка квестов по поиску конфет по дому - маму/папу трогать запрещено иначе квест провален. Тут все зависит от фантазии!
- Переход одного из членов семьи на более сокращенный рабочий день (выбор делается по уровню приносимого домой дохода, а не по гендеру!
1. Организовать себе выделенное рабочее место, где ты будешь постоянно работать. Где будет возможность закрыться от всех домашних, и в котором ты будешь только работать. Из которого будешь приходить "домой" в конце рабочего дня и на обед. В моем случае это балкон :-)
2. Работать по графику. Четко выделить начало рабочего дня и не опаздывать (здесь это даже важнее, чем в офисе, в этом сильно помогают утренние планерки, которые не дадут начать работать позже). Обозначить конец рабочего дня, чтобы ограничить себя по времени работы и не "растягивать" работу до полуночи, важно соблюдать work-life баланс.
Четко выделить для себя рабочее время, определить время перерывов, планировать задачи на день, не забывать о физической активности.
Спорт каждый день или любая активность.
Детальное планирование задач, вплоть до секунды.
Максимум созвонов, не ждать ответа, если молчат в течение последних 3 минут.
Отсутствие рабочего места в домашних условиях. Теперь думаю сделать ремонт дома, чтобы было место где можно работать.
Вечером подводить итоги дня и сразу формировать таски на следующий день. Важно не не терять фокус с важных задач, так как в текучке можно потеряться из-за большого количества коллов и сообщений.
Что почитать в карантин (ребята поделились тем, что читают сейчас сами):
Что посмотреть/послушать?
Могу сказать, что НЕ смотреть. Это всевозможные карантинные видео-конференции. Все говорят одно и то же, а пользы ровно нет. Рекомендую читать мировые СМИ - Блумберг, например. Там картинка получается шире и проще разглядеть тренды
Вместо вывода:
Самодисциплина, умение договориться с близкими и самим собой, физические нагрузки и онлайн-встречи с командой - простые, но действенные составляющие формулы эффективной работы из дома. Конечно, мы ждем окончания карантина и хотим вернуться в офисную жизнь. Но, мы рады, что переход на удаленку показал сплоченность и продуктивность нашей команды. Дальше - больше!
