Чим більше спілкування переходить у діджитал, то більше уваги варто приділити етикету ділового цифрового спілкування. Ми усвідомили, що не можемо пройти повз і не зробити свій внесок у внесок у хороші манери, тому підготували 10 золотих правил ділового цифрового етикету.
Правило 1. Не порушуйте межі людини
Робоче спілкування поступово йде в Телеграм, і ми все менше спілкуємося за допомогою пошти. І у зв'язку з цим досить легко переступити невидиму межу кордонів людини. Можна не перевіряти робочу пошту в позаробочий час - а ось не читати нові повідомлення в месенджері вже складніше, адже туди пишуть і друзі, а ще там є ТГ-канали, які ми читаємо якраз у вільний час.
Як бути? Не пишіть колегам (клієнтам, підрядникам) одразу ж, щойно спала на думку якась ідея чи питання. У Телеграмі є чудова функція відкладених повідомлень - використовуйте її, задавши таймер на робочі години. Навіть коли вам здається, що запитання не потребує зволікання - видихніть, чесно дайте відповідь, чи не зачекає воно до завтра, і якщо все ж таки зачекає, то не турбуйте людину.
Правило 2. І слідкуйте за дотриманням власних меж
Друге правило плавно випливає з першого. Ми порушуємо кордони інших людей, тому що і своїх-то особливо не позначили. Вам пишуть незадоволені клієнти, ви незадоволені пишете команді. Не треба так.
Як бути? Позначте своєму діловому оточенню, в який час ви відкриті до комунікацій, а в який ви вже не працюєте. Безумовно, коли відбувається форс-мажор, то тут уже не до особистих кордонів, потрібно бігти і вирішувати проблему. Але в більшості випадків (щонайменше 80%) робочі листування в позаробочий час - не є критично важливою необхідністю, а скоріше автоматизмом, який для власного ж блага варто відключати.
Правило 3. Дзвінки по телефону - моветон
"Телефон не для дзвінків" - скажи ми цю фразу винахіднику телефону, він би нас точно не зрозумів. Але так і є. Нині поганим тоном вважається дзвінок-знайомство (без попередньої узгодженості в листуванні), не шанують і дзвінки для розв'язання ділових питань (простіше написати, або зробити онлайн-мітинг у Зум чи Гугл Міт). Безумовно, бувають термінові питання, а ще не всі дружать із сучасними сервісами, тож все ж таки, дзвінки поки що залишаються. Але що далі - то більше людей приєднуватиметься до клубу "Хочеш зателефонувати - попередь".
Як бути? Домовлятися про зідзвон, і ніяк інакше. Дзвінок без попередження буде розцінений як вторгнення в особистий простір, а таке ми дозволяємо тільки дуже близьким нам людям.
Правило 4. Аудіоповідомлення - тільки в крайніх випадках і з попередженням
Для людей, які надсилають аудіоповідомлення завдовжки 4-6 секунд, на 100% є окремий котел у пеклі :-) Без образ, але серйозно, людина більше часу витратить на те, щоб послухати ці секунди (підключити гарнітуру, відірватися від роботи, вибрати тихе місце).
Є безліч статей, присвячених тому, чому аудіоповідомлення - це зло, і неповага до одержувача, і якщо у вас на місці руки, то пишіть текст.
Як бути? Не будемо заперечувати і зручність войсів - адже іноді простіше розповісти, ніж писати тисячу символів тексту. Але в таких випадках одержувачем має бути або людина, з якою ви вже негласно домовилися обмінюватися аудіоповідомленнями, або вам потрібно заздалегідь запитати "Ти не проти, якщо я голосом?". Ось так просто.
Корисно знати. Є спеціальний бот (@VoiceMsgBot), який перекладає ваші аудіоповідомлення в текст. Використовуйте його, якщо вам ліньки писати, і водночас ви дбаєте про одержувача повідомлення.
Правило 5. У листуванні - конструктивно і відразу до суті
Хай вибачать мене любителі small talks, але в цифровому світі люди цінують стислість, ємність і швидкість. Тому, не варто писати "Привіт", і чекати годину, поки тобі дадуть відповідь - "Привіт". Одразу пишіть суть питання. Співрозмовник буде вам за це тільки вдячний.
Полотно тексту теж мало хто оцінить, адже потрібно буде витратити час на читання. А якщо це не нарис у ТГ-каналі, чи пост у Фейсбуці, то спробуйте скоротити своє послання, залишивши тільки те, що важливо, і прибравши всі емоції та зайві деталі.
Як бути? Писати і скорочувати (можна прочитати книжку "Правила ділового листування" Макса Ільяхова, і почерпнути там корисні інсайти).
Правило 6. Писати одне велике повідомлення, а не 5 маленьких
Часто в пориві думки і поспіху, щоб не втратити увагу співрозмовника, ми пишемо багато дрібних повідомлень. У підсумку, лічильник повідомлень зростає, а сенсу не додається. Це особливо критично, коли стоять звукові сповіщення і кожні 5 секунд лунає "дзинь". Це може дратувати одержувача, а також його колег, які також чують повідомлення. Але звідси вже випливають інші правила, на кшталт вимикати звук сповіщень, наприклад :-)
Як бути? Викласти суть питання в одному повідомленні і дочекатися відповіді. Під час активного листування - теж працювати над лаконічністю. Ось приклад: "Привіт. Як ти? Є ідея, коротко тут опишу (опис), як прочитаєш, давай обговоримо?"
Правило 7. Не надсилайте контакти, номери карток скріншотами або фотографією
Ті, кому хоч раз доводилося вводити номер вручну зі скріншота або фото картки - знають, яка це морока. Поки введеш, поки перевіриш правильність - уф, і чому не відправити так, щоб "скопіювати - вставити"?
Правило 8. Використовуйте секретні чати для передачі логінів/паролів
Часто є необхідність передати інформацію, яку краще не зберігати у вільному доступі (наприклад, логіни/паролі). Для цього чудово підійдуть зашифровані повідомлення в телеграмі з автовидаленням після прочитання. Також, можна видаляти повідомлення вручну, після підтвердження про те, що пароль збережено в надійному місці.
Правило 9. Видаляйте непотрібні чати (обговорення)
Досить зручно - є питання, яке потрібно вирішити колективно, зібрали чат. Домовтеся про те, щоб видалятися з непотрібних чатів (наприклад, які присвячені якійсь події, що вже минула). В ідеалі це робити відразу, щойно ви розумієте, що чат не актуальний. Тому що якщо затягнути і через рік видалитися, усім вашим колегам прийде повідомлення про те, що ви покинули чат. І тут понесеться ланцюгова реакція!
Правило 10. Включайте відеокамеру на онлайн-мітингах
Це правило стало актуальним 2020 року, адже ми працюємо віддалено, комунікуємо на онлайн-зустрічах, і рідко бачимо одне одного. І для того, щоб зберегти елементи звичного нам людського спілкування, під час онлайн-мітингів вмикайте камеру.
Нині в інтернеті багато мемів про те, як люди під час Zoom зустрічей дбають лише про презентабельність верхньої частини тіла, і в цьому є частка правди. Але, може, в цьому і є вся принадність віддаленого режиму, що можна витрачати вдвічі менше часу на зовнішній вигляд, і зекономлений час інвестувати в щось більш корисне :-)
Корисно знати: за допомогою сервісу Snap Camera можна змінити фон або поставити собі інший аватар. У статті "Чек-лист ефективного онлайн-мітингу" ми писали, зокрема, про фішки Zoom, які дають змогу змінити задній фон, і багато іншого.
< /p>
