Вирішили зібрати найкращі практики тайм-менеджменту та особистої ефективності за версією наших керівників відділів та CEO. Діти поділилися лайфхаками, ритуалами та програмами, які допомагають їм бути продуктивними протягом усього дня. Забирайте сік собі :-)
Наталія Бринза (Head of UX/UI Department)
Наталі зазвичай підбиває підсумки дня напередодні ввечері, і складає план наступного дня. Зазвичай є 3-5 важливих задач на день, і якщо по них вдалося просунутися - тоді Success. Також важливо брати участь у завданнях хлопців, якщо за всіма проектами є рух, то команда мотивована.
З програм Наталі використовує Google Календар - в ньому фіксує робочі та навіть особисті завдання (наприклад, заняття англійською або покупка корму коту :-))
З правил щодо продуктивного робочого дня, Наташа виділила:
- Не перестрибувати з таски на таску і тримати фокус (складно, але працює).
- Усамітнюватися . Якщо є можливість знайти затишне містечко, щоб ніхто не смикав, і важливо видати результат - найкращий спосіб це усамітнитися. Навушники також добре працюють :-)
- На кінець дня ставити собі захоплююче завдання, яким займатися одне задоволення. Щоб її не переносити, мотивація оперативно зробити все, що заплановано “до” зростає.
- Проста домовленість із собою - не розслаблятися, і треба пам'ятати, що хтось побіг швидше.
Олександр Прокоп'єв (CTO)
Саша стартує свій день з роботи в додатку Things. Зазначає, що було зроблено, дивиться таски на сьогодні і додає по них план. Відразу пушить людей за завданнями, що у блоці. Все, що можна делегувати, переставляє на відповідальних у наших системах обліку тяганців (Worksection, месенджери або проектні task трекери).
Закриває день, проставляючи галочки у зроблених завданнях - по словам Сашка, це справжній кайф :-)
З програм для ефективного управління часом використовує:
- Things
- Telegram
- Gmail
- Calendar
- Rocketchat
- Worksection
З фішок роботи з продуктивністю відзначає особливу роль правильності пріоритетів. Якщо вибрати пару основних завдань на день, вони будуть напевно зроблені. Також ставить пріоритети та співробітникам. Іноді використовує техніку "з'їсти жабу" - вранці робить щось найнеприємніше, і протягом дня вже будь-які завдання пролітають швидко.
Часто Саша бере завдання на пробіжку - якщо потрібно було подумати вдень, Саша переносить на вечір і за годину бігу можу згенерувати якийсь вихід/рішення. А ще, Саша залишає ноут в офісі, щоб не допрацьовувати по дрібницях вдома. У підсумку перед відходом дотискає по-максимуму, і вдома лягає раніше :-)
Роман Ратінов (Head of Custom Department)
Рома починає свій робочий день з того, що звіряється з календарем і розставляє основні пріоритети на сьогодні. Обов'язково залишає час на "непередбачуваний". І дуже часто, не дарма.
Крім того, є розбиття дня на блоки - коли Рома займається проектами, коли плинною, коли HR питаннями (тет-а-тети, співбесіди). Приклад одного з днів (за блоками):
Завершення робочого дня Роми зазвичай супроводжується ритуалом перевірки списку завдань, і викреслення вже готових. Не завжди виходить вкластися на 100% у заплановане, але варто стоїть :-) Рома зазначає - важливо, щоб фокусне завдання на день була виконана.
З програм використовує:
- Google Calendar
- Todoist
- Папір з ручкою
З фішок, які застосовує для підвищення особистої ефективності:
- Структура дня, в якій є час і на нові збори та щотижневі повтори (планерки в той самий час, час для зустрічей, час на обід).
- Концентрація на завданні до її повної готовності (говорити "ні" всім відволікаючим факторам).
- Коли відчуває розфокус - повністю відключає повідомлення (на телефоні, ноутбуці) та працює у потоці. Також музика буває чудово допомагає з фокусуванням.
- Прослуховування цікавих подкастів або пологів під час шляху в офіс/додому.
- Іноді практикує Pomodoro, але не системно, оскільки більшість роботи Романа це взаємодія з іншими людьми, і тут треба дуже гнучко підлаштовувати графік.
- Найкраще працює публічне зобов'язання або домовленість. Тобто, коли обіцяєш або призначаєш зустріч, до якої щось потрібно підготувати.
- І важливо пам'ятати про мету - навіщо взагалі все задумано і робиться. Тоді з'являється мотивація і завдання виконується швидше.
Ірина Прокіпчук (Head of CMS Department)
Іра починає робочий день з перевірки того, що було зроблено, що потрібно зробити, і визначення блокерів. Крім того, до неї завжди під рукою таблиця з активними проектами та список робіт з відділу, які потрібно закрити. Іра звіряє дедлайни та дивиться пріоритети. Виходячи з цього складає список завдань на день.
Завжди залишає місце для плинності, тому розписує день не на 8 годин, а на 6. З досвіду години дві йде на погодження оцінок, незапланований дзвінок, зняття блокерів за різними завданнями, моніторинг дотримання процесів та інше.
Закриття робітника дня проходить за принципом викреслення з блокнота готових завдань (а якщо план внесений у ноутбуці, то відзначаються плюсиками зроблені завдання, а до не зроблених додається опис чому не зроблено). За словами Іри, цей ритуал дійсно додає 5к до мотивації :-)
Для ефективного тайм-менеджменту Іра використовує паперовий блокнот, електронні нотатки, гуглодоки, Trello і Worksection.
Своєчасність - основа ефективного керування часом. Завдання мають бути зібрані заздалегідь. Тоді є час до них підготуватися та зняти блокери – прояснити вимоги, деталізувати. Не потрібно боятися озвучувати реальні терміни і не обіцяйте того, що не можете виконати сьогодні. Від того, що всім наобіцяєш зробити саме сьогодні може тільки боліти голова і не залишати почуття, що все йде не за планом. В результаті отримаємо повний розфокус і жодне завдання закрите не буде. Плануйте заздалегідь, відмовляйте, якщо це необхідно.
Іра впевнена, що кожен повинен розуміти, що він робить і навіщо . Якщо є розуміння мети, важливості кінцевого результату, то самодисципліна та організація буде на інстинктивному рівні.
Дмитро Джус (CEO)
Діма зазначає, що з недавніх пір навчився починати свій день з вечора. Наприкінці кожного робочого дня він планує 5-6 завдань, які стануть ключовими наступного дня. Далі декомпозує завдання на дрібні підзавдання, і виявляє хто буде необхідний для їх вирішення.
Якщо Діма виконав не менше 60% ключових завдань, розібрав і відповів на всі питання, що надійшли протягом дня - то вважає, що робота була успішною.
З програм використовує:
- Google Calendar — це головний помічник, там відстежує навіть такі активності, як час, в який повинен забрати брата з тренування.
- Things — це трохи зручніший сервіс, ніж звичайні "нотатки", там Діма навчився створювати списки, перелік завдань з кожного питання або відділу або навіть людині.
З фішок підвищення продуктивності, Діма виділив:
- Не берись за справу, якщо не зробиш її добре - даремно витратиш час.
- Завжди тримай у голові, що якщо не зробиш це завдання, то через твою лінощі можуть постраждати інші люди.
- Якщо хочеш добре проводити своє дозвілля, то так само добре необхідно проводити і час на роботі (читай ефективно).
Євген Міщенко (Head Of Marketing Department)
Свій робочий день Женя планує вранці , перед дейлі мітингом у ТОПів Досить часто планування дня починається ще шляхом на роботу - Женя дивиться:
- які зустрічі на сьогодні заплановані
- які завдання потрібно буде взяти у фокус дня</ span>
- що переноситься з вчора
- і що потрібно буде зробити в першу чергу.
Це дозволяє налаштуватися на роботу ще в дорозі, і відразу без "розгойдувань" вриватися в робочий день.
Початок робочого дня - це завжди планерка, швидкі відповіді на питання і "поїдання жаби" :-) Це означає, що найнеприємніше, складне завдання потрібно зробити саме на початку дня. Підхід "на початку дня з'їси жабу" дозволяє працювати більш ефективно, т.к. після виконання такого завдання всі інші здаються набагато простіше, і від усвідомлення що найскладніше зроблено - працюється набагато краще.
Планування дня у Жені відбувається так:
- Насамперед дивиться які забукані зустрічі вже є в календарі.
- Виділяє 2-3 фокусні завдання, які важливо зробити за день. Це якісь об'ємні, найчастіше стратегічні задачі.
- Виділяє швидкі та термінові завдання, які не потребують багато часу.
Закриває робочий день Женя в основному або внутрішніми зустрічами, або якимись завданнями "на подумати". Також іноді виходить наприкінці дня скласти собі план на наступний день, це теж дуже зручно, тому що не залишається невиконаних завдань, і відразу по гарячих слідах можна скласти список завдань на завтра.
Що день пройшов продуктивно Женя розуміє, коли основні важливі завдання закриті, або за ними є відчутний прогрес.
З програм Женя використовує:
- Google Календар
- Нотатки (за замовчуванням)
- Telegram - дає можливість за допомогою папок структурувати і свою комунікацію, і розставляти пріоритети максимально ефективно
Фішки продуктивного дня від Жені:
- Проганяйте свої завдання через матрицю терміново-важливо - це дуже допомагає з пріоритетами, і деякі завдання взагалі виключає.
- Плануйте гнучко, не призначайте зустрічі одна за одною. Закладайте час на перевірку повідомлень, термінові запитання та інше. Як би нам не хотілося уникнути незапланованих завдань та питань - 99%, що вони все одно будуть.
- Концентруйтеся на виконанні важливих завдань, не дозволяйте себе відволікати. Більшість зірваних термінів по завданням - через розфокус і постійні відволікання.
- Постарайтеся максимально структурувати свій день. Не потрібно планувати його щохвилини, достатньо лягати спати і прокидатися в один і той же час, обідати в один і той же час. Чітко регламентувати собі робочий та особистий час.
Валерія Катеринчик (HR директор)
Лера пише починає свій день з трьох моментів:
- Переглядає завдання, що залишилися з вчора
- Розставляє пріоритети
- Призначає зустрічі, які потрібно призначити заздалегідь
Наприкінці дня переглядає список завдань на день, і дивиться скільки з них закреслено/виконано. Якщо виконано все, що планувала, день пройшов добре!
З інструментів, Лера працює з:
- Листочком/блокнотом та ручкою
- Нотатки в телефоні
- Telegram
З головних фішок ефективного тайм-менеджменту Лера виділяє грамотне планування та поставлений дедлайн.
Ну і головний секрет того, щоб все встигати - це регулярні заняття спортом. Вся команда ТОПів так чи інакше знаходить час для бігу, воркауту, або йоги. Всім драйву, хлопців!
