Встигнути все. 9 лайфхаків з тайм-менеджменту

Сьогодні поговоримо про те, як можна встигати більше, втомлюватися менше і кайфувати від того, що ви робите.

У нашому блозі я вже писала про підвищення продуктивності в статті "Як прокачати особисту ефективність". Варто зазначити, що всі ці правила збереглися, але потрібно ж впроваджувати і щось новеньке! Немає межі досконалості, так би мовити :-)

Пропоную 9 робочих прийомів, які дадуть змогу оптимізувати ваш робочий день, виконувати роботу якісніше, і не так страждати від рутинних завдань.

1 Починайте ранок із приємного

З чого починається ваш робочий день? З чашки кави, перегляду пошти та планування справ? Окей. І що знаходиться в самому верху цього списку? Рекомендую починати роботу з приємних для вас справ. Так ви задасте настрій на весь день. Наприклад, 3 рази на тиждень я починаю роботу з написання статті в блог. Тому що мені подобається писати. І тому що, під час написання статті звивини в моєму мозку нібито починають швидше ворушитися, і весь наступний робочий час я сповнена сил і енергії для підкорення вершин.

2 Прокидайтеся мінімум за 3 години до роботи

Дослідження, в якому порівнювалися відмінності у звичках багатих і бідних людей (проводилося Томасом Корлі), показало, що багаті прокидаються щонайменше за 3 години до початку роботи (44% багатих проти 3% бідних).

Це зовсім не означає, що треба вставати ні світ ні зоря. На роботу в багатьох компаніях можна приходити і до 11-ї години, тож час виспатися є. Суть у тому, що маючи в запасі 3 вільні години, ви можете, по-перше, встигнути прокинутися, по-друге, поснідати, і по-третє, зробити якісь дрібні ранкові побутові завдання. Безумовно, це великий плюс до подальшої продуктивності на роботі.

3 Правило 9-ти справ

Складаючи список справ на день, обмежтеся 9 пунктами в ньому (можна менше). Складатися список має з 1 дуже важливої, на яку ви витратите, наприклад, 3-4 години. Також у списку мають бути 3 справи меншої важливості, які займуть у вас 2-3 години. Ну і 5 зовсім дрібних, з якими ви впораєтеся протягом 1-2 годин.

4 Геть багатозадачність

Не варто кидатися від завдання до завдання, хаотично намагаючись встигнути все й одразу. Цього не буде. Прийміть як непорушний закон, і робіть свою роботу послідовно, не відволікаючись на раптові прохання і завдання.

Багато хто говорить про важливість послідовності, але не у всіх виходить її дотримуватися. Важко не відволікатися, важко відмовляти, коли колега стоїть над душею і просить вирішити його проблему. Але якщо ви навчитеся концентруватися на певному завданні та вмінню відмовляти, то ваша продуктивність безсумнівно підвищиться. Це зовсім не означає, що не потрібно допомагати оточуючим - просто призначте у своєму 8-годинному робочому дні 1 годину, протягом якої ви вирішуєте такі ось "раптові" моменти.

5 Правило 5 питань

Коли проєкт заходить до вас у роботу, поставте 5 запитань: навіщо, що, хто, коли, де і як. Важливо зрозуміти:

• навіщо робиться цей проєкт (його цілі)
• що продає, пропонує цей проєкт (товари, послуги, ідеї, інновації)
• хто цільова аудиторія проєкту (люди)
• коли він має бути зданий (дедлайни)
• географія проєкту, замовника, клієнтів, у яких місцях ЦА черпає інформацію, та інші "де?"
• як працюватиме проєкт, як монетизуватиметься, та інші "як"

Не бійтеся ставити запитання - як то кажуть "правильно поставлене завдання - половина успіху". За допомогою цих 5 запитань ви допоможете тому, хто доручає вам проєкт, сформулювати максимально чіткі умови завдання.

6 Не розумієш - намалюй

Бувають такі задачі, які з першого разу й не зрозумієш, як розв'язати. Спробуйте намалювати у всіх деталях ці самі завдання, і методи їхнього вирішення випливуть самі собою. Це можуть бути майнд-мепи, скетчі, або просто ілюстрації. Подробиці про те, як візуалізувати інформацію читайте в статтях "Скетчноутинг: що, навіщо і як?" і "Про Країну Бла-бландію, Лисицю, Колібрі та Живий Ліс".

7 Спрощуйте

Бувають такі дні, коли виникає відчуття, що на вас звалилося все. Що тільки могло звалитися. І ви не розумієте, як же розгребти весь цей завал. Тут на допомогу приходить простота. Перестаньте панікувати і подивіться, як цю складну ситуацію зробити простіше.

Наприклад, глобальні проєкти розбийте на маленькі підзадачі, і ви здивуєтеся, наскільки простішим вам здаватиметься вирішення цих завдань. Більше про те, як усе спрощувати читайте у статті "Простота як ключ до досконалості".

8 Їжте!

Це дивна порада, на перший погляд. Але чи часто ви, занурившись у роботу, забуваєте поїсти? Ви навіть пишаєтеся собою - "я сьогодні так попрацював, що навіть не їв, на одній каві сиджу". І ось пишатися тут зовсім нічим. І не тому, що це погано для здоров'я - звичайно погано, я не буду про це нагадувати. Це погано для вашої продуктивності. Енергія витрачається, а під час інтелектуальної роботи витрачається ще сильніше, і вам потрібно її поповнювати. Тому будьте ласкаві, обідайте, перекушуйте, заповнюйте витрачені запаси. Приділіть на це хоча б 20 хвилин. Нехай організм відпочине.

9 Правило 2-ох хвилин

Дуже просте правило, яке дасть змогу у 2-3 рази скоротити частоту відмовки "ніколи". Якщо ви можете зробити якесь завдання за 2 хвилини - робіть його відразу ж. Відповісти на лист, оцінити години роботи над проєктом, внести дрібну правку. Але це мають бути саме 2 хвилини. Якщо справа займає більше часу - дивіться пункт номер 4 цієї статті.