В процессе своего роста каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью автоматизации постановки и контроля выполнения задач, возложенных на сотрудников. Мы не стали исключением.
Сегодня нас уже 40, мы автоматизировали и продолжаем автоматизировать все, что только можно, но так было не всегда. Когда нас было около 15 человек, то мы управляли задачами по-старинке: записал в ежедневнике, составил майнд-мэп, написал исполнителю в скайп, на e-mail, подошел и встал над головой у исполнителя... В общем, было не очень-то удобно. Таким образом, в тот момент у нас скопился ряд проблем, которые требовали оперативного и качественного решения. В частности:
- Примесь хаоса в задачах
- Отсутствие четких инструментов управления задачами
- Необходимость проделывать лишние действия (которые легко решает автоматизация)
Было решено выбрать систему управления задачами. Мы долго выбирали, внимательно присматриваясь к каждой, изучая отзывы и функционал, предлагаемый этими сервисами. Критерии, которыми мы руководствовались при выборе:
1 Надежное хранилище
Нам было важно, чтобы вся информация по проектам (материалы проекта, документы, комментарии исполнителей и т. п.) находилась в одном месте. Чтобы даже когда проект сдан и закрыт, мы могли с легкостью поднять все архивы.
2 Учет сроков и приоритетов
При постановке любой задачи исполнителю важно четко понимать, когда ее нужно сдать и какой у нее приоритет. Поэтому, мы выбирали сервис, который позволяет четко прописать все этим моменты в задаче.
3 Напоминания
Так как память человеческая не безгранична, нам было важно, чтобы каждая поставленная задача была не забыта исполнителем, а вовремя выполнена. Поэтому, при выборе сервиса мы оценивали функцию напоминаний о задачах, возможность самостоятельной настройки напоминаний и отписки от них, когда задача выполнена.
4 Отчетность о потраченном времени и финансах
Для полноценного контроля задачи принципиально важно четко понимать, сколько времени исполнитель потратил на ее реализацию и сколько финансов компании.
5 Удобный поиск и фильтрация
Чтобы легко ориентироваться в массиве задач (а их, как вы понимаете, у нас миллионы, по сотне на каждый проект), нам было важно, чтобы сервис предоставлял понятную навигацию по всем этим объемам информации.
6 Управление правами доступа
В связи с разноплановостью ролей в команде проекта, существовала необходимость в контроле и управлении правами доступа. Например, чтобы каждый проект в сервисе можно было закрепить за одним менеджеров, который мог бы самостоятельно подключать к нему ответственных за выполнение каждого этапа людей.
7 Возможность подключить клиента
Чтобы обеспечить максимально качественную обратную связь с заказчиком, мы искали тот сервис, который бы позволил подключать еще и клиентскую сторону, со своими правами и возможностями.
Как видите, мы были привередливыми :-) Но мы нашли то, что искали. Вот уже 3 года мы пользуемся сервисом по управлению задачами Worksection. Почему мы выбрали именно их?
1 Систематизация
Все разложено по полочкам, по приоритетам и по срокам. Всегда приходят оповещения о новых задачах, напоминания об уже имеющихся и отчеты о том, что было сделано. Хаоса больше нет.
2 Удобство
Благодаря продуманному фильтру, «умному» поиску и календарю, можно найти даже самую старую задачу и информацию о ней. Очень удобно создавать новые задачи (есть много интересных функций для них, как, например, цикличность — идеально для отчетностей и других систематически повторяющихся заданий).
3 Надежность
Пользуясь Worksection, есть твердая уверенность в том, что вся информация будет сохранена и к третьим лицам не уйдет. Во-первых, это и политика конфиденциальности предполагает, да и вообще доверяешь этим ребятам. Репутация чистая, клиенты известные, и как мы убедились за 3 года Worksection не подведут!
4 Понимание
В Worksection очень чувствуется что сервис создан разработчиками для разработчиков. Очень глубокое понимание аспектов разработки, от постановки задач программистам и дизайнерам до контроля их эффективности.
5 Отношение
И конечно же, очень радует особое отношение компании к клиентам. Сюда относится не только оперативность технической поддержки, качественный сервис и вежливость. Ребята постоянно предлагают какие-то плюшки и бонусы безвозмездно :-) К примеру, на прошлых выходных отправили трех наших ребят на концерт «Океан Эльзы».
Общаясь с Чингисом, основателем Worksection, мы узнали, что все новые фишки они черпают из пожеланий клиентов. Пользуясь случаем, делаем свой заказ:
1 Мобильное приложение для iOS и Android
У нас многие ребята работают и со своего смартфона, находясь в командировке, например. Очень ждем мобильное приложение. Пока не очень удобно работать с гаджетов.
2 Планирование человеческих ресурсов
Ждем не дождемся, когда будет возможно заходить на профиль человека. И видеть полностью график его загруженности (задачи, время, план на день, неделю, свободные окна).
В общем, желаем Worksection дальнейшего развития и рекомендуем всем, кто также хочет автоматизировать работу своей компании попробовать данный сервис. А чтобы еще больше узнать о проекте, можно прочесть интервью в рубрике «Заноза в пятницу» с Чингисом Бариновым, основателем Worksection.
