Каждый веб-дизайнер ежедневно примеряет на себя роль множества профессий. Он и генеральный директор, и офис-менеджер, и кофе умеет приготовить, и даже уборщиком поработает. Такое разнообразие, это чересчур для любого нормального человека, а особенно для веб-дизайнера, которому не только кофе варить, но ещё и творческой работой надо заниматься. Чтобы хорошо справляться со всем этим, нет нужды родиться роботом со встроенным project manager-ом. Давайте посмотрим, как организовать себя и привести в порядок свой рабочий стол.
1. Organization 101
Проблема в том, что большинство неверно понимают, что такое быть организованным. Быть суетливым и быть организованным — не одно и то же. Пометки на папках и аккуратные списки — это тактика, но не организация. Ключевой момент организации — стратегический подход. Быть организованным, означает использовать чётко определённую последовательную систему. Но что делать, возразите вы, если начинать приходиться с нуля? Начните с того, что определите, чем всё должно закончиться. Начните с того, на что вы тратите больше всего времени или что больше всего не нравится делать ежедневно или еженедельно. Сформулируйте для себя простые и чёткие цели и поставьте их во главу угла, на финишную черту всей вашей стратегии.
Например, если вы постоянно забываете оплачивать счета, или просто теряете их в общем беспорядке, поставьте себе цель — оплачивать все счета до конца текущего года. С такой постановкой вопроса, вы спокойно можете подчистить завалы на столе и избавиться от части рутинной работы.
2. Строим подпрограмму
Симптом неорганизованного человека — частые переключения с одного на другое. Глупости — это всего лишь лишняя трата времени. Если вы хотите стать более организованным, вам необходимо проанализровать ваши ежедневные, еженедельные и ежемесячные рутинные дела. Что вам нужно делать каждый день, неделю, месяц? Сделайте список для каждого из дел и добавьте их в общий еженедельный или месячный план. Создав список, сделайте систему шаблонов. Вы можете использовать эти шаблоны для более эффективного планирования времени. Ранжируйте ваши действия по месту нахождения, типу клиента, чтобы минимизировать потерю времени при переключении с одного дела на другое.
Секреты создания эффективных подпрограмм
Группируйте задачи
Не прерывайте работу, чтобы отвечать на каждый приходящий e-mail. Выделите для себя два промежутка в течении дня — и только два — чтобы отвечать на письма. Договаривайтесь о всех встречах на какую-то одну часть дня и ни в коем случае не отходите от этого принципа. Если блок встреч заполнен — переносите встречу на следующий день.
Не оставляйте лишнего во входящих на почте
Когда приходит сразу несколько писем, сразу сортируйте и расставляйте приоритеты. Сделайте три папки для писем — важные, работа и ещё одну для писем, на которые можно ответить позже. Старайтесь подчищать первые две папки в конце каждого дня и ставить пометки и напоминания для важных задач. Если вам приходит очень много писем -— создайте маленькую систему, которая бы удаляла все неотвеченные письма старее 10-14 дней и посылала бы уведомления тем кто писал, что их письма непрочитаны. Если письмо было важным — они тут же отреагируют.
Стандартизируйте ваше рабочее время
Фрилансерам хорошо — они благословлены абсолютной свободой распоряжаться своим рабочим временем. Но благословение может стать и проклятьем. Если вы работаете по нескольку часов в одном месте, а затем в другом, вы заставляете свои мозги постоянно включаться и выключаться. Старайтесь работать в таком режиме каждый день. Это даст возможность мозгам отдохнуть и привыкнуть к чёткому разделению рабочего и свободного времени.
График административных работ
В первую очередь, вы дизайнер, но если вы фрилансер, то вдобавок, вы ещё и офис-менеджер. Не забивайте на рутинные административные задачи. Сделайте график на каждый день или неделю, чтобы заботиться о счетах, уборке и прочих мелочах.
Время подумать
Как и в предыдущем пункте, вы также и генеральный директор и вам просто необходимо время на глобальные размышления. Сделайте так, чтобы раз в месяц предаваться рассуждениям на тему того, как в целом идёт дело и как лично вы прогрессируете в том или ином аспекте.
Запомните: всякая система должна быть гибкая. Вы всегда должны иметь возможность поменять систему. Иногда нужно повкалывать позабыв про всё, слушайтесь своих инстинктов.
Источник
