Прибираем беспорядок
Есть проблема: ваш стол окончательно захламлён. Я имею в виду каждый квадратный дюйм. Повсюду валяются ручки и карандаши, позавчерашняя газета лежит ещё под чем (с незаконченным судоку) и в самом углу вторую неделю гниют остатки обеда. Где-то среди всего этого находится и работа. Даже если эта ситуация не описывает вас полностью, всё равно есть над чем поработать.
1. Поставьте мусорную корзину рядом со столом
Держите корзину поближе, это заставит вас чаще ею пользоваться, стало быть и мусора станет поменьше. Если у вас есть лишнее пространство — поставьте вторую мусорную корзину.
2. Пользуйтесь рабочим столом исключительно для работы
Вы ведь не станете работать в спальне? Вот и не стоит разбирать бщумаги, решать кроссворды или есть за рабочим столом. Я знаю — разделить работу и личную жизнь достаточно сложно. Но все самые успешные фрилансеры, которых я знаю, очень чётко разделили работу и жизнь и никогда её не смешивают.
3. Сортируйте
Один из способо очистить ваш рабочий стол — это сортировка информации по времени её прибытия. Старайтесь открывать и помечать приходящую почту сразу же, как получили. Откладывайте в общую кучу чеки и прочие платёжные документы. Их можно оплачивать не сразу, а, к примеру, раз в неделю.
4. Папки и файлы ваши лучшие друзья.
Да, это может выглядеть туповато и корпоративно, но файлы и папки воистину ниспосланы свыше для организации порядка. В обязательном порядке проименуйте папки и складывайте в одном месте на столе. Вы можете заполнять папки записками набросанными во время телефонных разговоров, страничками из ежедневника и салфетками с каракулями, которые могут стать идеей в дальнейшем, каждая минута должна быть эффективной.
5. Не забудьте почистить свой виртуальный рабочий стол.
Вам должно быть стыдно, если у вас до сих пор нет системы, которая бы следила за порядком в ваших рабочих файлах. Ваша первостепенная задача — организация порядка на рабочем компьютере. Попробуйте для начала совместить рабочий стол и рабочий стол на компьютере одинаковой структурой. Пока вы работаете над проектом у вас накапливается большое количество всяческой мелочи, как в цифровом, так и в натуральном виде. Закончили проект — соберите всё до кучи и в архив. А через годик-полтора, можно и выбрасывать.
Помните, постоянство действий — ключ к самоорганизации. Не забывайте каждый день прибирать со стола всё лишнее.
Бумажные дела
От этого никуда не деться: бумага по-прежнему нас окружает со всех сторон. Ежедневные запросы, счета, письма, факсы. Вот несколько советов, как организовать бумажную волокиту.
1. Обзавидетесь сканером документов.
Если у вас есть немного денег, купите сканер документов (например Fujitsu ScanSnap). Эта штука с лёгкостью избавит вас от тонны бумаги. Сканер документов умеет сканировать за один проход обе стороны документа, сканировать нестандартные размеры бумаги и, самое главное — делает это быстро. После того, как вы отсканировали все необходимые документы — можете скормить их шреддеру или сжечь — безопасности ради. Но позаботьтесь и о цифровой копии — несколько бэкапов позволят вам спать спокойно.
2. Бюджетный вариант.
Если у вас нет желания или денег покупать сканер документов, я предлагаю вам складировать все основные счета помесячно в папки, а затем складировать по годам. Причём, стоит чётко разделять платёжные документы и документы по проектам. Храните их в таком же порядке, но отдельно.
3. Избавляйтесь от бумажной волокиты.
Бумажная волокита отвлекает от основной работы. Если вы всё еще не решили системно этот вопрос — бросьте всё и займитесь устаканиванием бумажных дел.
Длинный и извилистый путь
Это аксиома: более организованные намного более успешны в бизнесе и в жизни. Теперь вы знаете, что способность организации, это не врождённое свойство, а то, чему вы можете научиться. Потратьте немного времени на анализ того, что вы делаете и как вы это делаете, а затем попробуйте сделать небольшие изменения. Я уверен, вы будете очень удивлены тем, как маленькие изменения в рабочем процессе ведут к значительному повышению эффективности всей работы в целом.
//это наш первый перевод. Конечно в нём могут быть неточности. Будем благодарны за отзывы и поправки к статье. Писать на [email protected]
