У процесі свого зростання кожна компанія рано чи пізно стикається з необхідністю автоматизації постановки та контролю виконання завдань, покладених на співробітників. Ми не стали винятком.
Сьогодні нас уже 40, ми автоматизували і продовжуємо автоматизувати все, що тільки можна, але так було не завжди. Коли нас було близько 15 осіб, то ми керували завданнями по-старому: записав у щоденнику, склав майнд-меп, написав виконавцю в скайп, на e-mail, підійшов і встав над головою у виконавця... Загалом, було не дуже-то зручно. Таким чином, у той момент у нас скупчилася низка проблем, які вимагали оперативного і якісного вирішення. Зокрема:
- Домішки хаосу в завданнях
- Відсутність чітких інструментів управління завданнями
- Необхідність проробляти зайві дії (які легко вирішує автоматизація)
Було вирішено вибрати систему управління завданнями. Ми довго обирали, уважно придивляючись до кожної, вивчаючи відгуки та функціонал, пропонований цими сервісами. Критерії, якими ми керувалися під час вибору:
1 Надійне сховище
Нам було важливо, щоб уся інформація щодо проєктів (матеріали проєкту, документи, коментарі виконавців тощо) перебувала в одному місці. Щоб навіть коли проєкт зданий і закритий, ми могли з легкістю підняти всі архіви.
2 Облік термінів і пріоритетів
Під час постановки будь-якого завдання виконавцю важливо чітко розуміти, коли його потрібно здати і який у нього пріоритет. Тому ми обирали сервіс, який дає змогу чітко прописати всі ці моменти в завданні.
3 Нагадування
Оскільки пам'ять людська не безмежна, нам було важливо, щоб кожне поставлене завдання було не забуте виконавцем, а вчасно виконане. Тому під час вибору сервісу ми оцінювали функцію нагадувань про завдання, можливість самостійного налаштування нагадувань і відписки від них, коли завдання виконано.
4 Звітність про витрачений час і фінанси
Для повноцінного контролю завдання принципово важливо чітко розуміти, скільки часу виконавець витратив на його реалізацію і скільки фінансів компанії.
5 Зручний пошук і фільтрація
Щоб легко орієнтуватися в масиві завдань (а їх, як ви розумієте, у нас мільйони, по сотні на кожен проєкт), нам було важливо, щоб сервіс надавав зрозумілу навігацію за всіма цими обсягами інформації.
6 Управління правами доступу
У зв'язку з різноплановістю ролей у команді проєкту, існувала необхідність у контролі та управлінні правами доступу. Наприклад, щоб кожен проєкт у сервісі можна було закріпити за одним менеджером, який міг би самостійно підключати до нього відповідальних за виконання кожного етапу людей.
7 Можливість підключити клієнта
Щоб забезпечити максимально якісний зворотний зв'язок із замовником, ми шукали той сервіс, який би дав змогу під'єднувати ще й клієнтську сторону, зі своїми правами та можливостями.
Як бачите, ми були вибагливими :-) Але ми знайшли те, що шукали. Ось уже 3 роки ми користуємося сервісом з управління завданнями Worksection. Чому ми обрали саме їх?
1 Систематизація
Усе розкладено по поличках, за пріоритетами і за термінами. Завжди приходять сповіщення про нові завдання, нагадування про вже наявні та звіти про те, що було зроблено. Хаосу більше немає.
2 Зручність
Завдяки продуманому фільтру, "розумному" пошуку та календарем, можна знайти навіть найстаріше завдання та інформацію про нього. Дуже зручно створювати нові завдання (є багато цікавих функцій для них, як, наприклад, циклічність - ідеально для звітностей та інших систематично повторюваних завдань).
3 Надійність
Користуючись Worksection, є тверда впевненість у тому, що вся інформація буде збережена і до третіх осіб не піде. По-перше, це і політика конфіденційності передбачає, та й взагалі довіряєш цим хлопцям. Репутація чиста, клієнти відомі, і як ми переконалися за 3 роки Worksection не підведуть!
4 Розуміння
У Worksection дуже відчувається, що сервіс створений розробниками для розробників. Дуже глибоке розуміння аспектів розробки, від постановки завдань програмістам і дизайнерам до контролю їхньої ефективності.
5 Ставлення
І звичайно ж, дуже тішить особливе ставлення компанії до клієнтів. Сюди належить не тільки оперативність технічної підтримки, якісний сервіс і ввічливість. Хлопці постійно пропонують якісь плюшки і бонуси безоплатно :-) Наприклад, на минулих вихідних відправили трьох наших хлопців на концерт "Океан Ельзи".
Спілкуючись із Чингісом, засновником Worksection, ми дізналися, що всі нові фішки вони черпають із побажань клієнтів. Користуючись нагодою, робимо своє замовлення:
1 Мобільний додаток для iOS і Android
У нас багато хлопців працюють і зі свого смартфона, перебуваючи у відрядженні, наприклад. Дуже чекаємо на мобільний застосунок. Поки що не дуже зручно працювати з гаджетів.
2 Планування людських ресурсів
Чекаємо не дочекаємося, коли буде можливо заходити на профіль людини. І бачити повністю графік її завантаженості (завдання, час, план на день, тиждень, вільні вікна).
Загалом, бажаємо Worksection подальшого розвитку і рекомендуємо всім, хто також хоче автоматизувати роботу своєї компанії, спробувати цей сервіс. А щоб ще більше дізнатися про проєкт, можна прочитати інтерв'ю в рубриці "Скалка в п'ятницю" з Чингісом Бариновим, засновником Worksection.
