Опишите ваш проект
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время
Отправив запрос вы получаете:
  • Письмо или звонок от нашего менеджера
  • Оценку своего проекта
  • Личную встречу, при необходимости
  • Конфиденциальность гарантирована!
Ваш менеджер
Максим Садовский
С удовольствием ответим на все ваши вопросы
Харьков
Задать вопрос
Как это делается?

Чек-лист эффективного онлайн-митинга + фишки работы в Zoom

Artjoker Блог Как это делается? Чек-лист эффективного онлайн-митинга + фишки работы в Zoom

Удаленная работа вносит свои коррективы в привычный образ коммуникаций, и вместо бронирования “переговорок” в офисе, мы теперь создаем “комнаты” в Zoom или Google Meet. 

В сегодняшней статье мы собрали для вас инструкцию проведения эффективного онлайн-митинга, по которой и сами работаем. Возможно, вы найдете для себя полезные фишки и лайфхаки.

Начнем с того, что у каждого собрания, пусть и онлайн, есть набор артефактов:
    • Организатор: человек, который всех собирает - озвучивает адженду, отвечает за тайминг и фоллоу-апы
    • Тайминг: время начала встречи и время окончания
    • Агенда: цель встречи, а также список вопросов, который будет обсуждаться на встрече - готовит организатор
    • Фоллоу-апы: итоги, результаты встречи - отправляет организатор по итогам
    • Фокус: это значит, что дискуссия вокруг темы без отвлечения на посторонние вкладки, переписки или мобильный телефон
  • Участники: люди, которые активно участвуют в митинге и вовлечены в решение вопроса

Теперь пройдемся по самой инструкции. Мы разбили сам процесс проведения онлайн-митинга на 3 этапа: подготовка, сам митинг, а также закрепление. Рассказываем подробнее:

Этап 1. Подготовительный 

Организационная часть - предусматривает стартовую “настройку” вводных по встречам:

  • Обозначить прозрачные цели и повестку собрания (агенду) 
  • Четко определить, кто должен присутствовать на собрании 
  • Согласовать с участниками удобную дату и время (принцип Парето в действии: если для 80% участников дата и время удобны - остальные 20% подстроятся)
  • Создать событие в Google Calendar: указать тему собрания, агенду, дату, время старта, продолжительность
  • Добавить ссылку на онлайн-митинг (в Google по умолчанию создается событие в Meet, если вы используете Zoom - просто поменяйте линк)
  • Отправить приглашения всем участникам на email
  • Сделайте событие повторяемым, если это дейли или викли митинг
  • При необходимости - организатор дает каждому участнику митинга вопросы для подготовки, которые нужно заранее проработать

Непосредственно перед онлайн-митингом - проверка работоспособности устройств и окружения:

  • Обеспечить стабильный интернет (чтобы не “вылетать” из митинг-рума)
  • Тишина в помещении - заблаговременно убрать источники шума в другую комнату, отключить звук на телефоне
  • На онлайн-митингах лучше использовать наушники, так как вас будет лучше слышно собеседникам
  • Включите видео, и проверьте, хорошо ли вас видно ли (например, если сесть четко спиной к окну в яркий день - люди увидят не вас, а говорящее черное пятно - не надо так)
  • Поставьте звук на mute (пока ожидаете гостей)
  • Приведите себя в порядок (как минимум, ту часть, которую будет видно в камеру) - причешитесь, убедитесь что футболка или рубашка - не в пятнах :-)

Этап 2. Проведение онлайн-митинга
  • Встреча начинается вовремя (не позднее, чем на 5 минут)
  • Начинает и завершает мероприятие организатор
  • Немаловажно создать позитивный настрой и провести small talk (поговорит несколько минут с ребятами вроде и ни о чем, но это помогает держать человеческую связь и не превратиться в роботов)
  • Если на встрече участвуют новенькие (имеется в виду новые люди в компании, а не на собрании) - то уделите им несколько больше внимания, подбодрите, ведь адаптироваться в новой команде еще и удаленно - нелегко
  • В начале организатор говорит цель и агенду собрания
  • Вести собрание лучше по агенде (это ключевые вопросы, которые нужно обсудить)
  • Дать высказаться стоит каждому, но без холивара (если вопрос слишком острый - переносим его в отдельное собрание с домашним заданием каждому из участников по подготовке вариантов его решения)
  • Организатор фиксирует все сгенерированные моменты на митинге (это упростит написание фоллоу-апа). 
  • Придерживайтесь тайминга, не затягивайте (бесплатная версия Zoom здесь очень поможет, ведь коллективные встречи длятся в нем не более 40 минут)
  • В конце собрания важно сделать выводы: о чем договорились, какие следующие шаги, какие сроки. Организатору собрания важно проговорить их вслух , а также отправить после собрания фоллоу-ап на всех участников (в чат команды или на почту каждому)

Этап 3. Закрепительный
  • Организатор митинга отправляет всем участникам на почту фоллу-ап
  • Организатор следит за изменениями, которые должны произойти в результате встречи
  • По необходимости организатор инициирует новый митинг
 
Фишки работы с Zoom

Что касается сервисов для проведения онлайн-митингов, мы пользуемся и Google Meet, и Zoom. Чаще общаемся во втором. И вот несколько фишек для тех, еще сомневается, использовать Зум или нет:

  1. Настраиваем приватность

Если создать митинг-рум со входом по ключу (паролю), или только при одобрении администратора комнаты, то казусы с присутствием посторонних людей гарантировано избегаются. Включите в настройках конфиденциальности аккаунта опцию “Зал ожидания” - и это правило будет работать для всех новых собраний.

Кроме того, когда все участники собрания на месте - можно попросту закрыть двери конференции на замок («Подробнее» > «Настройки конференции» > «Заблокировать конференцию»). 

  1. Записываем видео

Важная фича, когда тебе критически важно сохранить содержание онлайн-встречи. В Zoom можно записать видео, сохранить его, и при необходимости поделиться с другими участниками, или теми, кто по какой-то причине пропустил встречу.  Подробная инструкция по тому, как делать видеозаписи есть на сайте Zoom.

  1. Меняем фон

Возможно, вы не хотите показывать домашнюю обстановку собеседникам. Возможно, просто хотите разнообразить видео-встречу. В Zoom  можно быстро изменить фон, и в итоге видно будет только вас, и ту картинку, которую вы выбрали для заднего плана. 

Как настроить виртуальный фон в Zoom? 

  • Нажать “Настройки” в Zoom. 
  • Видим вкладку “Виртуальный фон” - кликаем на нужное нам из галереи.
  • Хотите добавить свою картинку? Нажмите “+Добавить изображение”, выбираем из своей галереи.
  • Оптимальный формат фона - 16:9.
  • Хотите активировать фон только во время онлайн-митинга? Нажмите иконку  (^), затем кликните“Выбрать виртуальный фон”. 
  • Позаботьтесь о равномерном освещении в комнате заранее, иначе фон может слиться с вами :-)

Пример Zoom-митинга команды руководителей Artjoker, ребята любят менять фоны во время утренних коллов:

  1. Snap Camera для Zoom

Нужно больше виртуальных фонов и фильтров? Воспользуйтесь инструментом Snap Camera. Кстати, этот он работает не только с Zoom, но и другими сервисами видео-общения. Скачать можно на сайте

Как использовать Snap Camera в Zoom:

  1. Устанавливаем и открываем Snap Camera. Проверьте, чтобы приложение имело доступ к вашей камере.
  2. Войдите в Zoom. Выберите в настройках “Видео” вместо веб-камеры - Snap Camera.
  3. Выберите фильтр или маску, которая вам нравится. Можно заранее, а можно во время онлайн-митинга (если позволяет тон собрания). 

Например, наш CTO Саша, судя по фону, очевидно любит смотреть с дочками Спанч Боба:

5. Меняем аватар с помощью Avatarify

Не так давно появился инструмент, который позволяет создавать себе аватары в Zoom, Slack и даже Skype. Например, можно сделать вид, что вы - Илон Маск. Программа доступна по ссылке.  

  1. Используем горячие клавиши

Для любителей работать с горячими клавишами, в Zoom есть много вариантов. Вот лишь малая часть, самых популярных сочетаний:

  • Alt + A: отключить / включить звук
  • Alt + F: вход или выход из полноэкранного режима.
  • Alt + Shift + T: скриншот
  • Alt + M: отключить / включить звук для всех, кроме организатора. Примечание. Только для организатора собрания.
  • Alt + R: начать / остановить локальную запись
  • Alt + V: запуск / остановка видео
  • Alt + P: приостановить или возобновить запись
  • Alt + F4: закрыть текущее окно
  • Alt + F1: переключиться в режим активного выступления на видеоконференции
  • Alt + U: показать / скрыть панель участников
  • Alt + Y: Поднять / опустить руку

Больше горячих клавиш на сайте Zoom.

  1. Возможность улизнуть с митинга (ненадолго)

В интернете уже довольно мемов на эту тему. В цело, “обмануть” Zoom получиться не дольше, чем на 30 секунд - после этого программа поймет, что вы не активны, и все же даст сигнал об этом. Если для вас этого времени достаточно - смело пользуйтесь. 

Стоит упомянуть, что несмотря на хорошие стороны Zoom, вокруг компании есть и скандалы. Связаны они, преимущественно, с безопасностью пользовательских данных в системе. Есть данные, что:

  • Проблемы с клиентом для Windows (перехват пароля к ПК злоумышленниками и кража данных)
  • Передача пользовательских данных третьим лицам, в частности - Facebook
  • Zoom-бомбардировки (когда посторонние люди вмешиваются в ваши онлайн-встречи) - но этот вопрос решается приватными комнатами и строгими настройками конфиденциальности.

Пользоваться Zoom, или оставаться верным Google Meet (или по олдскульному общаться в Skype) - решать вам. Но чтобы сделать вывод, однозначно стоит попробовать :-) 

Мы с радостью сделаем бесплатную оценку вашего проекта
Или просто загрузите файл с презентацией или описанием
Максим Садовский
Менеджер по работе с клиентами
Максим Садовский