Опишите ваш проект
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время
Отправив запрос вы получаете:
  • Письмо или звонок от нашего менеджера
  • Оценку своего проекта
  • Личную встречу, при необходимости
  • Конфиденциальность гарантирована!
Ваш менеджер
Максим Садовский
С удовольствием ответим на все ваши вопросы
Харьков
Задать вопрос
Project Management

8 хороших привычек менеджера проектов

Artjoker Блог Project Management 8 хороших привычек менеджера проектов

Во время одного из тет-а-тет со своим руководителем, я услышала формулировку “это хорошая привычка для менеджера”. И я подумала, что в любой профессии, как и в жизни, есть хорошие и плохие привычки.

В статье я поделюсь теми привычками, которые помогают мне в моей карьере.

Привычка 1. Составляй план на неделю

В IT мы часто употребляем формулировку “двигаться спринтами.” Это значит, что любую работу можно разбить на этапы, и в конце каждого из них ты ожидаешь получить определенный результат. Для его получения ты распределяешь задачи между ответственными. В этот момент можно легко забыть, что у тебя самого тоже есть задачи.

Как правило, к другим мы более требовательны, чем к себе. Чтобы к своим задачам относиться так же серьезно, я их обязательно фиксирую. Ставлю задачу в CRM на себя, отправляю отложенное сообщение в Телеграм. И двигаюсь недельными спринтами.

Плюсы привычки:

  1. Краткосрочные цели или задачи хочется сделать как можно быстрее, чтобы появилось свободное время.
  2. Когда задачи записаны, ты ничего не держишь в голове. Ничто не упущено и не забыто!
  3. Вычеркивая задачи из списка, ты чувствуешь себя увереннее. Когда задачи в голове, ты не видишь процентовки прогресса, а когда записаны и вычеркнуты, срабатывает визуальное восприятие.
  4. Недельный спринт позволяет не стрессовать на выходных размышляя о том, что сделано, а что нужно успеть на следующую неделю. То есть, в пятницу ты сделал срез по итогу своих задач, подвел итоги, а в понедельник планируешь новый

Пример:

Представим ситуацию, что вы закончили проект и клиент ушел довольным. Коммуникация прекращается, и вы с головой окунаетесь в работу над новыми проектами. Но вот только не забывайте, что гораздо легче продать что-то уже существующему клиенту. Только где найти время, чтобы поддерживать общение с тем клиентом, с которым не ведется активная работа? Я в план на неделю себе пишу проекты, которые мне нужно просто пропушить. Письмо или сообщение, на написание которого уходит 1-2 минуты, а в результате — потенциальная продажа для вас и работа с человеком, с которым уже есть какая-то история и вы друг друга знаете.

Привычка 2. Задавайте много вопросов

Не знать что-то — нормально. А вот не хотеть разобраться — уже другая история. Как много конфликтных ситуаций происходит по причине, что кто-то кого-то не так понял? Менеджер — клиента, разработчик — менеджера и т.д. Это может быть порочным кругом. Чтобы так не случилось, я руководствуюсь двумя принципами:

  1. Не спросишь ты — не спросит никто.
  2. Лучше спросить несколько раз, чем не спросить вообще.

Вопросы — очень сильный инструмент, который можно использовать в различных ситуациях. Чаще всего хорошо заданные вопросы заставляют думать человека в непривычной для него манере. А еще они дают примерно половину решения поставленной задачи.

Пример, когда моя любовь к вопросам помогла мне и всему проекту:

Перед запуском сайта, финальной задачей было оптимизировать скорость загрузки сайта. Одним из популярных инструментов является Pagespeed Insights от Google. Обычно он дает базовые рекомендации и оценку быстроты сайта как на десктопе, так и мобайле. Только вот нюанс в том, что внедренные рекомендации не обязательно сработают для вас, а также со сменой алгоритма оценка тоже меняется.

Для решения вопроса по оптимизации скорости сайта нам помог диалог с разработчиком, в котором с моей стороны были практически одни вопросы:

Я: Как мы можем еще оптимизировать скорость загрузки? Какие показатели тянут скорость вниз? Расскажи подробно, что это за показатель “получение первого байта от сервера” и правильно ли я его понимаю?

Разработчик: Получая URL, браузер отправляет запрос на сервер, сервер отдает информацию, которую браузер отрисовывает.

Я: Ок, почему нам долго отвечает сервер? Может нужно мощнее?

Разработчик: Нет, сервер не загружен и мощности хватает. Возможно, нужно смотреть запрос, у нас там много проверок URL-а.

Я: Какие проверки?

Разработчик: Что показать пользователю, в зависимости от города, языка, все блоки отличаются. Плюс, мы должны определять ближайший город, это связано еще со скоростью ответа стороннего сервиса.

Я: А зачем нам это проверка? Мы же отказались от этого.

В итоге, мы пришли к тому, что эта проверка уже давно потеряла свою актуальность, поэтому мы оптимизировали запрос, и это дало прирост по скорости.

Выше лишь один пример разговора по одной из задач, но таких множество, как с командой, так и с клиентами. Своими вопросами, ты можешь направить людей, заставить их мыслить более творчески, искать ответы на нестандартные вопросы, которые они сами себе не задавали и не подозревали об их существовании.

Привычка 3. Отправляй followup

На созвоне обсудили новые требования? Или была встреча, после которой есть ощущения назревающего конфликта? Зафиксируй все, что вы обсудили, и отправь на участников письмо с резюме беседы — followup.

В нем должна быть следующая информация:

  • Что обсудили и о чем договорились (например, добавить новую страницу на сайт)
  • На что это влияет, и какие риски есть (например, влияет на стоимость и сроки работ)
  • Какие действия требуются от каждой стороны (например, Заказчик — написать требования к странице, прислать примеры; Исполнитель — оценить задачу)

Примеры ситуаций, в которых мне помогла эта привычка, приведу в виде диалога:

Клиент: А я думал, что вы оценили сразу всю задачу, а не только дизайн.

Я: В своем письме (скриншот) я писала, что входит в 6 часов работы, и что точную оценку сможем сделать после дизайна.

Клиент: А почему вы еще ничего не сделали? Мы же на созвоне все вам рассказали.

Я: Да, все верно, Вы рассказали, что нужно будет оценить доработки по вашему проекту после работ другой команды. Чтобы оценить, нам нужны доступы к проекту для того, чтобы просмотреть код. Писала в письме, какие доступы нам нужны (скриншот).

Вывод: хороший followup спасет тебя не раз. Если твой аргумент “ну мы же обсуждали месяц назад по телефону” — это не аргумент. Когда нет зафиксированного доказательства — считай, что его нет вообще.

Followup обязательно писать в тех случаях, когда ты чувствуешь, что есть хотя бы маленькая вероятность, что это забудется или вылезет тебе потом боком. Понятное дело, если тебе позвонили на секунду и попросили заменить одно слово, то вряд ли для этого стоит писать followup. Хотя…

Привычка 4. Отправить недельный отчет

Человеку свойственно нервничать в состоянии неопределенности. Ваши клиенты — эксперты в своей нише. А вы эксперты в своей. Поэтому, вам нужно обучать клиента, чтобы он лучше понимал, что происходит на вашей стороне. И отчеты в этом очень помогают. Потому что основная часть конфликтов происходит именно потому, что клиент:

  1. Не понимает, что вы делаете сейчас.
  2. Что будете делать дальше.
  3. Как это (реализация услуги) вообще происходит.

Написав недельный отчет, вы даете человеку знание ситуации и соответственно ощущение ее контроля. В недельный отчет стоит писать:

  • Что сделано на это неделе
  • Что планируется сделать на следующей неделе
  • Вопросы, которые есть.

Пример:

С клиенткой обсудили список работ, которые будем делать на сайте постепенно в течение следующего года, когда будет время после выполнения более важных задач. То есть договоренность делать работы есть.

После этой договоренности прошло несколько месяцев, срочных задач нет и мы можем начинать какую-то задачу из того списка.

Я пишу в недельном отчете, что мы планируем выполнять ее на следующей неделе и прошу подтверждение. После чего, раздается звонок, и оказывается, что данная задача уже не такая актуальная и лучше ее не делать.

Отчет, в котором я написала план, помог обновить приоритеты задач, которые изменились, и вас об этом не предупредили. Отчет помог избежать траты времени, недовольства клиентов, разрушение нервной системы разработчика.

Привычка 5. Благодарить команду

Данная привычка достаточно проста. Говори “спасибо”. Даже если сотрудник сделал “свою же работу”. Потому что каждый человек выполняет и понимает “свою работу” по-разному.

У меня есть дедушка, для которого все просто — есть начальник и есть подчиненный, и иногда он меня спрашивает “У тебя есть команда, так ты начальник?”.

Возможно, для меня слово “начальник” имеет какой-то негативный окрас, но я его не употребляю в принципе. Вы команда, у вас одна цель, задачи. Менеджер в данной ситуации лидер. Каждому менеджеру стоит помнить, что если относиться к члену команды, как просто к “исполнителю” задачи, то вряд ли это будет игра в долгую, и вряд ли этот сотрудник поможет тебе, когда какая-то задача будет гореть, а уже 18:00 и рабочий день окончен.

Только при человеческом отношении в коллективе, взаимной благодарности друг другу, вы будете вершить великие проекты.

Привычка 6. Не следуй слепо процессу и умей адаптироваться

В каждой компании прописаны процессы, в каждой методологии управления проектами есть процессы. В большинстве случаев они облегчают жизнь, но всегда есть ситуации когда для какой-то задачи и для какого-то клиента нужно отойти от процесса.

Обычно, мы не любим отходить от процессов, к которым привыкли, но хотим, чтобы их нарушали ради нас, вот такой парадокс :-)

Без навыка адаптации человек вряд ли бы выжил в принципе. Менеджер должен уметь адаптироваться.

Пару примеров:

  • У вас по процессу отправлять недельный отчет, а клиент просит звонить ему
  • По процессу нельзя вносить изменения в пятницу, но Заказчик просит всего лишь изменить цвет кнопки и ничего страшного не должно случиться

Старайтесь не упираться и пытаться подстроить под себя, а идите навстречу и ищите компромиссы. Чаще всего клиенты, члены команды, коллеги запоминают такие “плюшки”. Конечно, всегда оценивайте риски и мыслите здраво. Если клиент просит вас не заключать договор и оплатить работы после выполнения, это тоже отклонение от процесса скорей всего, но вы вряд ли вы на него пойдете по разумным причинам.

Привычка 7. Говори свое мнение

Есть разные типы клиентов. Кому-то нужен просто исполнитель задач, и мнение этого исполнителя самому клиенту не интересно. Есть наоборот те, которые ожидают проявление инициативы от команды. В любом случае менеджер должен озвучивать свое мнение и мнение своей команды.

Если Клиент просит сделать какую-то функцию на сайте, которая, по его мнению, сможет заработать миллионы, а вы думаете по другому, и команда вообще не хочет это делать, потому что “этим не будут пользоваться”, вы должны это озвучить клиенту. Даже если он вас не послушает, а настоит на своем, он услышит о рисках и о том, что думаете вы. А если вы не скажете, сделаете, то скорее всего потом будут вопросы к вам: “Вы ж эксперты, вы что не могли посоветовать, как лучше!” Помните, что это не проект клиента, это ваш совместный проект.

Привычка 8. Не подгорай

Менеджер — это постоянная коммуникация и работа с людьми, так что нервами на все ситуации не запастись. Если ты не будешь сегодня спать, потому что думаешь, а как мне завтра написать письмо, плохо только тебе в данной ситуации. Вряд ли клиент лежит в это время и думает “а какое письмо мне завтра напишет менеджер?”.

Понятно, что мы не роботы, и полностью отключить свои чувства вряд ли получится. Но так как всегда будут ситуации, которые выводят нас из себя, есть несколько принципов “не подгорать”:

  1. Помни, что это лишь работа, и оценивай адекватно последствия каких-то ситуаций. Вряд ли 5 минут неработающего сайта принесут убытки в те суммы, которые называются. Вряд ли кнопка, которая сместилась на 2 пикселя, заставила человека позвонить в компанию и рассказать, какой у них плохой сайт.
  2. Найди то, что тебя отвлекает от стресса. Нужно выйти выпить кофе? Выйди. Хочется пойти побить грушу? Запишись на тренировки.
  3. Старайся поменьше нервничать перед командой. Все помнят речи полководцев в фильме перед битвой? Никто там не говорит “блин, возможно у нас будут потери миллионы, и вообще у них армия в 10 раз больше” и т.д. Вы драйвер для своей команды. Вы должны мотивировать их к действию, а не заражать паникой. Опять же, если периодически команда видит, что вы переживаете, это тоже ок. Но если вы постоянно в стрессе, то скорее всего вы будете вызывать у них меньше доверия.

В четверг в 19:00 демка по проекту. Понедельник/среда мы исправляем баги, но находятся все новые и новые. В четверг утром после дейли с командой мы поняли, что никакой функционал не работает окончательно. Вариант перенести демку не желателен, потому что заранее об этом предупредить не получится, у клиента сейчас ночь. В итоге пытаемся сделать все, что успеем. В комнате разработчиков на тот момент находилось порядка двенадцати человек, трое из которых работали на моем проекте.

Зайдя в кабинет в 14:00 я увидела, что царит паника. Они бегают друг к другу, спрашивают что-то, ждут, когда же все задеплоится.

Я вышла в средину комнаты и сделала объявление примерно такого содержания: “Ребята, выдохните все, пожалуйста. Да, у нас демка, я найду способ что и как показать клиенту, потому что у нас есть работающие инструменты. Все будет в порядке, сейчас успокойтесь и просто закройте баги, которые сможете”.

Простой монолог повлиял так, что за 5 часов до демо было сделано больше, чем за 3 дня.

Несмотря на то, что в статье я собрала восемь полезных привычек менеджера, список можно продолжать и продолжать. Главное — постоянно развиваться, прокачивать свои хорошие привычки и искоренять плохие. Идеального менеджера для всех не существует, но для какого-то проекта вы обязательно им станете.

Мы с радостью сделаем бесплатную оценку вашего проекта
Или просто загрузите файл с презентацией или описанием
Екатерина Сипкина
Менеджер по работе с клиентами
Екатерина Сипкина